Gli uffici, specialmente quelli che esistono da un certo numero di anni, spesso sono letteralmente sepolti dai documenti cartacei. A volte hanno addirittura bisogno di una stanza che sia adibita alla sola conservazione dei documenti.
E il problema non è solo quello della conservazione ma anche, e soprattutto, del ritrovamento del preciso documento che ci interessa, al bisogno: si deve frugare tra raccoglitori e scatoloni messi lì anche qualche anno fa, e se per un disguido chi si occupa dell’archiviazione avesse commesso un piccolo errore e sbagliato contenitore… beh, l’impresa diventerebbe titanica.
Fortunatamente oggi esistono software per la gestione documentale, che permettono in pratica di scannerizzare i documenti che abbiamo e conservarli non in un archivio fisico ma in un archivio completamente digitale, relegando così al cartaceo solamente i documenti più importanti come gli atti notarili e i contratti, che è sempre meglio avere su carta.
Le bolle, le fatture, i fogli informativi, le circolari, i pareri e tutti questi documenti che fanno male, letteralmente, all’intero pianeta, possono essere quindi inseriti nell’archivio digitale direttamente dal computer, o acquisiti tramite scanner.
Anche la ricerca dei documenti in questo senso diventa molto più rapida, perché è sufficiente inserire la data, o il nome del documento, o la tipologia e se perdiamo qualche minuto per riempire questi campi al momento dell’archiviazione ritrovare i documenti sarà poi semplicissimo, e risparmieremo diverse ore, nella migliore delle ipotesi.
I software che permettono di farlo sono molteplici, e spesso garantiscono una copia locale e una copia online, su server dedicati, dei documenti in modo che avremo sempre un backup degli stessi, rispetto a quanto accadrebbe conservandoli su un solo computer.
Una soluzione magari macchinosa all’inizio, ma una volta che inizieremo ad usufruirne non potremo più farne a meno. Del resto, anche le pubbliche amministrazioni chiedono, ad oggi, solo documenti digitali, e questo rappresenta un vantaggio per tutti.