{"id":1453,"date":"2015-09-03T10:09:46","date_gmt":"2015-09-03T08:09:46","guid":{"rendered":"http:\/\/ripartiredallacultura.it\/?p=1453"},"modified":"2015-09-03T10:09:46","modified_gmt":"2015-09-03T08:09:46","slug":"troppo-cartaceo-da-gestire-arriva-la-gestione-digitale-dei-documenti","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ripartiredallacultura.it\/?p=1453","title":{"rendered":"Troppo cartaceo da gestire? Arriva la gestione digitale dei documenti"},"content":{"rendered":"

Gli uffici, specialmente quelli che esistono da un certo numero di anni, spesso sono letteralmente <\/span>sepolti <\/b>dai documenti cartacei. A volte hanno addirittura bisogno di una stanza che sia adibita alla sola conservazione dei documenti.<\/span><\/p>\n

E il problema non \u00e8 solo quello della conservazione ma anche, e soprattutto, del ritrovamento del preciso documento che ci interessa, al bisogno: si deve frugare tra raccoglitori e scatoloni messi l\u00ec anche qualche anno fa, e se per un disguido chi si occupa dell\u2019archiviazione avesse commesso un piccolo errore e sbagliato contenitore… beh, l\u2019impresa diventerebbe titanica.<\/span><\/p>\n

Fortunatamente oggi esistono software per la <\/span>gestione documentale<\/span><\/a>, che permettono in pratica di scannerizzare i documenti che abbiamo e conservarli non in un archivio fisico ma in un <\/span>archivio completamente digitale<\/b>, relegando cos\u00ec al cartaceo solamente i documenti pi\u00f9 importanti come gli atti notarili e i contratti, che \u00e8 sempre meglio avere su carta.<\/span><\/p>\n

Le bolle, le fatture, i fogli informativi, le circolari, i pareri e tutti questi documenti che fanno male, letteralmente, all\u2019intero pianeta, possono essere quindi inseriti nell\u2019archivio digitale direttamente dal computer, o acquisiti tramite scanner.<\/span><\/p>\n

Anche la ricerca dei documenti in questo senso diventa molto pi\u00f9 rapida, perch\u00e9 \u00e8 sufficiente inserire la data, o il nome del documento, o la tipologia e se perdiamo qualche minuto per riempire questi campi al momento dell\u2019archiviazione ritrovare i documenti sar\u00e0 poi semplicissimo, e risparmieremo diverse ore, nella migliore delle ipotesi.<\/span><\/p>\n

I software che permettono di farlo sono molteplici, e spesso garantiscono una copia locale e una <\/span>copia online<\/b>, su server dedicati, dei documenti in modo che avremo sempre un backup degli stessi, rispetto a quanto accadrebbe conservandoli su un solo computer.<\/span><\/p>\n

Una soluzione magari macchinosa all\u2019inizio, ma una volta che inizieremo ad usufruirne non potremo pi\u00f9 farne a meno. Del resto, anche le pubbliche amministrazioni chiedono, ad oggi, solo documenti digitali, e questo rappresenta un vantaggio per tutti.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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